Berg & Macher
Migration von Pipedrive zu HubSpot
Berg & Macher entschied sich für den Wechsel von Pipedrive zu HubSpot, um ein leistungsfähigeres CRM-System zu nutzen, das mit dem Unternehmen wachsen kann. Die bisherigen Strukturen in Pipedrive boten nicht den nötigen Funktionsumfang, um den steigenden Anforderungen an das Sales- und CRM-Management gerecht zu werden. Ziel der Migration war es, alle relevanten Daten nahtlos in HubSpot zu überführen, eine effizientere Arbeitsweise zu ermöglichen und das gesamte Team auf ein zukunftsfähiges System umzustellen.
Die Migration umfasste nicht nur den Transfer von Kontakten, Unternehmen und Deals, sondern auch die Sicherung historischer E-Mails und Aktivitäten. Eine besondere Herausforderung bestand darin, dass Pipedrive keine direkte Möglichkeit bot, alle Daten vollständig und strukturiert nach HubSpot zu übertragen. Zudem musste sichergestellt werden, dass alle relevanten Informationen mit den richtigen Identifikatoren versehen werden.
Der Migrationsprozess wurde in mehreren Schritten umgesetzt, um eine präzise und verlustfreie Übertragung der Daten zu gewährleisten. In der Vorbereitungsphase wurden die Datensätze analysiert und bereinigt. E-Mail-Adressen wurden als Identifikatoren für Kontakte ergänzt, Unternehmen wurden mit Domains versehen und Deals mit eindeutigen Namen gekennzeichnet, um eine klare Zuordnung in HubSpot zu ermöglichen. Basierend auf dieser Struktur wurde ein Migrationskonzept entwickelt. Für die Übertragung wurde die native HubSpot-Integration genutzt, ergänzt durch ein spezialisiertes Tool (Threads.cloud), um historische E-Mails aus Outlook zu migrieren, da nicht alle Aktivitäten durch die Standard-Integration abgedeckt wurden. Zusätzlich wurden Import-Funktionen genutzt, um Daten abzudecken, die nicht automatisiert migriert werden konnten. Um mögliche Fehlerquellen zu identifizieren, wurde eine Testmigration durchgeführt. Nach der Migration der Daten wurde eine Qualitätskontrolle durchgeführt. Anhand von Stichproben wurde die Vollständigkeit und Richtigkeit der Daten überprüft, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt in HubSpot abgebildet wurden.
Nach Abschluss der Migration wurde das Berg & Macher-Team auf den neuen Workflow vorbereitet. Der interne Ansprechpartner des Unternehmens erhielt eine umfassende Schulung, um das Team eigenständig in HubSpot einzuarbeiten. In der Get-Well-Phase stand WPWA Digital weiterhin als Support bereit, um offene Fragen zu klären und sicherzustellen, dass die neue CRM-Struktur optimal genutzt werden konnte.
Folgende Leistungen wurden von WPWA Digital erbracht:
- HubSpot Consulting
- Daten Migration
Berg & Macher konnte erfolgreich von Pipedrive auf HubSpot umsteigen. Alle Mitarbeitenden arbeiten nun zentral in HubSpot, profitieren von einem strukturierten und bereinigten Datensatz und können effizienter arbeiten. Der vollständige Roll-out von HubSpot ermöglichte es dem Unternehmen, CRM- und Sales-Prozesse klarer zu strukturieren und besser zu skalieren. Dank der Migration historischer E-Mails ist die gesamte Kundenkommunikation nachvollziehbar und in HubSpot archiviert.
„Die Zusammenarbeit mit WPWA habe ich durch und durch pragmatisch und zielorientiert erlebt. Bei der Migration von Pipedrive zu HubSpot fühlte ich mich gut an die Hand genommen, ich konnte meine Fragen stellen und wurde durch den Prozess gut durchgeführt. Auch die Abstimmung vorab sowie die flexible Buchung weiterer Stunden verlief reibungslos.“
