Community & Event Management mit HubSpot

Kunde

Oral Reconstruction Foundation

Projekt

HubSpot Onbarding & Implementierung

Die Aufgabe

Die ORF ist eine Stiftung mit Sitz in de Schweiz, die Innovationen in der zahnärztlichen Implantologie fördert. Sie bewegen sich im Bereich Forschung, Bildung und Experten Networking. Um all ihre Community Mitglieder und Experten zu verwalten, benötigen sie ein strukturiertes CRM. Zusätzlich brauchen sie ein Event Management Tool.

Die Herausforderung

Alle Daten befanden sich teils strukturiert, teils auch unstrukturiert in Excel Tabellen, Sharepoint Ordnern und anderen Daten Silos. Zuerst musste eine klare Struktur und ein sauberes Datenmodell entwickelt werden und dann die Überführung der Daten in HubSpot konzipiert werden.

Die Lösung

Mit HubSpot als CRM System können alle Mitglieder der Community erfasst werden. Zusätzlich bieten eine Vielzahl von benutzerdefinieren Feldern an Kontakten die Möglichkeit, ausführliche Infos inkl. Position, Lebenslauf und Tätigkeitsfeldern festzuhalten. Die Experten und Community Mitglieder wurden außerdem segmentiert, und so eingeteilt nach regionalen, nationalen und Key Opinion Leaders. Diese Segmentierung erleichtert künftig die Suche nach Speakern für die Events von ORF.

Zusätzlich wurde mithilfe von Custom Objects eine Event Pipeline geschaffen, in welcher der Planungsstatus des Events nachverfolgt werden kann. Es wird unterteilt in kleine und große Events sowie Webinare.

Die Experten können bei den verschiedenen Events Rollen einnehmen, z.B. Speaker oder Workshop Leiter. Für die unterschiedlichen Rollen wurde ein weiteres Custom Object geschaffen, an welchem detaillierte Infos zur Rolle abliegen (z.B. Titel des Vortrags, Präsentation als Datei, Inhalte) sowie weitere relevante Daten zur Bezahlung für die Rolle und Anreiseinfos (welches Hotel, Flugnummer, etc.). Das Rollen-Objekt ist mit dem Kontakt-Objekt und dem Event-Objekt verknüpft.